структурой
Изначально руководитель оценивает объем бизнес-процессов и определяет оптимальную структуру подразделения. Структура состоит из должностей. У каждой должности есть функции.
Должности занимают люди. Периодически люди меняются: кто-то не продлевает контракт, кто-то приходит им на замену. Если человек не справляется с работой, его увольняют и заменяют новым работником.
Чтобы найти нового работника руководители открывают вакансию и активируют поиск. Для поиска руководители привлекают рекрутеров, кадровые агентства или могут искать самостоятельно.
Таким образом, в управлении структурой можно выделить три ключевых элемента:
структура, персоны, вакансии.
Чтобы эффективно управлять структурой, руководителям важно понимать, какие действия следует совершать в каждом из этих элементов.
Большинство руководителей не знают точно, сколько у них подчиненных.
Сколько должностей вакантно на текущий момент, руководители тоже не знают.
По прошествии времени руководители не вносят в структуре необходимые изменения.
Раздутая структура, излишние расходы на персонал и большое количество «вечно» вакантных должностей — норма для многих руководителей подразделений.🥲
Вот вопросы, которые у вас возникнут в ближайшее время:
Мои новые подчиненные — кто они? Образование, возраст, семейное положение, результаты работы ранее? Как долго они работают в организации? Какие соглашения подписывали? Контактные данные? Когда у них заканчиваются контракты?
Это далеко не полный перечень вопросов, которые могут у вас возникнуть.
Очевидно, что каждому руководителю необходима информация о подчиненных.
И если такая информация недоступна, значит вы плохо представляете, с кем вы работаете... это проблема. 🥲
Работа по заполнению вакансий во многих организациях организована бестолково.
Сколько вакансий сейчас в подразделении, руководители не знают.
Контролировать рекрутеров руководители не могут.
Рекрутеры принимают заявки «на словах», ищут долго, находят абы кого и настаивают на заполнении вакансий слабыми кандидатами.
Руководители вынуждены соглашаться... Как следствие, организация наполняется «дохлыми» сотрудниками. 🥲
В результате вы получите точные сведения о структуре.
Меняются возможности. Структура должна соответствовать текущим требованиям, целям и возможностям. Вы должны анализировать ситуацию и вносить изменения.
Анализируйте имеющиеся данные. Выявите и сократите лишние должности.
Создавайте дополнительные должности, если это необходимо.
Информация доступна руководителям для просмотра с любого компьютера.
Формализуйте взаимодействие руководителей и рекрутеров.
Фиксируйте всю информацию по вакансиям и кандидатам.
Контролируйте, как рекрутеры ведут поиск.
Смотрите, как все выглядит в реальности:
Как это сделать: через меню «Действия» внесите своих прямых подчиненных (это займет 3 минуты).
Потом поручите руководителям внести своих подчиненных.
Двойное нажатие на подчиненном руководителе показывает его подчиненных.
Нажатие на подчиненном руководителе разворачивает структуру вниз и показывает его подчиненных.
Поручите руководителям отражать все изменения.
Всегда будет известно, сколько у кого подчиненных и кто какую должность занимает.
Описание должности
Поручите руководителям уточнить описание каждой подчиненной должности.
Каждый подчиненный будет четко понимать, какую должность занимает.
Подчиненные заполняют анкету, визитку и прикладывают копию паспорта.
Руководители имеют доступ к информации через интернет, обращаться в кадровую службу нет необходимости.
Приложите или поручите подчиненным приложить скан-копии соглашений с подчиненным.
Это позволит иметь доступ к любому из документов и контролировать сроки их окончания.
Руководитель формулируют требования в письменном виде.
HR-специалист точно видит, кого нужно найти.
проводит собеседования и фиксирует свое мнение о кандидатах.
Результаты работы доступны для контроля руководителю (заказчику).
Также можно дать ссылку кандидату на заполнение анкеты самостоятельно.
После собеседования рекрутер сможет зафиксировать свое мнение о кандидате.
Структура
Какова структура моего подразделения? Сколько точно у меня подчиненных?
Кто кому подчиняется? Какие функции у каждого подчиненного?
Какие должности можно сократить? Какие нужно добавить?
На такие вопросы будут ответы у всех руководителей.
Имея необходимую информацию, руководители смогут управлять структурой подразделений и отражать все изменения.
Вы сможете контролировать эффективность структуры каждого подразделения и видеть, сколько должностей вакантно на текущий момент.
Имея необходимую информацию и сокращая ненужные должности, вы сможете экономить 3—7% от фонда оплаты труда.
Персонал
За пару дней вы создадите электронное досье для каждого человека,
который на вас работает. Если на вас работает 100.000 сотрудников, вы будете иметь
100.000 персональных досье. В случае инцидентов после увольнения информация по уволенным будет также доступна.
Вакансии
Все вакансии будут регистрироваться и оформляться должным образом.
Анкеты кандидатов будут формализованы и собраны в рамках вакансии.
Результаты собеседований и итоговые мнения о кандидатах будут фиксироваться.
Статистика по кандидатам и времени поиска будет известна.
Руководители получат возможность видеть и контролировать работу рекрутеров.