Управление по структуре

Менеджмент — это управление подчиненными

Смысл работы руководителя состоит в том, чтобы обеспечивать вверенные ему бизнес-процессы, достигать рабочие цели и решать возникающие проблемы.

Поскольку бизнес–процессы большие, у руководителей всегда есть подчиненные.

Работа руководителя состоит из 4 важных частей:

Управление подчиненными по задачам
Руководитель определяет функции, дает поручения, контролирует результаты и воздействует на подчиненных в случае отклонений.

Управление по времени
Руководитель определяет график работы и отпусков, ведет учет времени и контролирует сроки контрактов.

Управление по целям
Руководитель определяет подчиненным цели в работе и контролирует их достижение.

Управление структурой
Руководитель управляет структурой, инициирует и контролирует подбор кандидатов на вакантные должности.

Это решение помогает руководителям управлять структурой.

Управление структурой

Управление структурой подразумевает создание эффективной структуры, управление персонами на должностях и подбор кандидатов на вакантные должности.

Изначально руководитель оценивает объем бизнес-процессов и определяет оптимальную структуру подразделения. Структура состоит из должностей.
У каждой должности есть функции.

Должности занимают люди. Наиболее результативных и компетентных сотрудников переводят на более ответственные и более оплачиваемые должности. Если человек не справляется с работой, его увольняют и заменяют новым работником.

Чтобы найти нового работника руководители открывают вакансию и активируют поиск. Для поиска руководители привлекают рекрутеров, кадровые агентства или могут искать самостоятельно.

Таким образом, в управлении структурой можно выделить три ключевых элемента:
структура, персоны, вакансии.

Чтобы эффективно управлять структурой, руководителям важно понимать, какие действия следует совершать в каждом из этих элементов.

В чем проблема?

Структура

Большинство руководителей не знают точно, сколько у них подчиненных.

Сколько должностей вакантно на текущий момент, руководители тоже не знают.

По прошествии времени руководители не вносят в структуре необходимые изменения.

Раздутая структура, излишние расходы на персонал и большое количество «вечно» вакантных должностей — норма для многих руководителей подразделений.🥲

Персонал

Каждому руководителю необходима информация о подчиненных.

Представьте: вас назначили руководителем.
У вас в подчинении 30+ должностей.
Вот вопросы, которые у вас возникнут в ближайшее время:
Мои новые подчиненные — кто они?
Образование, возраст, семейное положение, результаты работы ранее?
Как долго они работают в организации?
Какие соглашения подписывали?
Контактные данные?
Когда у них заканчиваются контракты?
Это далеко не полный перечень вопросов, которые могут у вас возникнуть.

И если такая информация недоступна, значит вы плохо представляете, с кем вы работаете... это проблема. 🥲

Вакансии и кандидаты

Работа по заполнению вакансий во многих организациях организована бестолково.

Контролировать рекрутеров руководители не могут.

Рекрутеры принимают заявки «на словах», ищут долго, находят абы кого и настаивают на заполнении вакансий слабыми кандидатами.

Руководители вынуждены соглашаться...

Как следствие, организация наполняется «дохлыми» сотрудниками. 🥲

Как правильно управлять структурой

Проведите ревизию

Зарегистрируйте в AGM своих подчиненных, включая вакантные должности.
Поручите все подчиненным руководителям сделать тоже самое.
В результате вы получите точные сведения о структуре вашей Организации.
Поверьте, вам будет о чем поразмышлять...

Управляйте структурой

Время идет.
Изменяются бизнес-процессы.
Изменяются объемы бизнес-процессов и функций.
Меняются цели и возможности.
Вы должны анализировать ситуацию и своевременно вносить изменения в структуру.

Знайте всех подчиненных

Все сотрудники заполняют в AGM анкету с персональными сведениями.
В результате создается личное дело подчиненного, которое доступно руководителю с любого компьютера.

Контролируйте рекрутеров

Используйте AGM, раздел «Вакансии».
Формализуйте взаимодействие руководителей и рекрутеров.
Фиксируйте всю информацию по вакансиям и кандидатам.
Контролируйте, как рекрутеры ведут поиск.

Смотрите, как все выглядит в реальности:

Ваши подчиненные

Проведите ревизию, уточните и зафиксируйте все подчиненные должности.
После того как руководители добавят своих подчиненных, вы сможете видеть всех сотрудников в программе.

Структура

Это представление позволяет контролировать структуру, даже если у вас 100 000 сотрудников.
Нажатие на подчиненном руководителе разворачивает структуру вниз и показывает его подчиненных.

Действия с должностями

Поручите руководителям отражать все изменения.

Всегда будет известно, сколько у кого подчиненных и кто какую должность занимает.

Описание должности

Поручите руководителям уточнить описание каждой подчиненной должности.

Каждый подчиненный будет четко понимать, какую должность занимает.

Личные данные

Подчиненные заполняют анкету, визитку и прикладывают копию паспорта.

Руководители имеют доступ к информации через интернет, обращаться в кадровую службу нет необходимости.

Соглашения

Приложите или поручите подчиненным приложить скан-копии соглашений с подчиненным.

Это позволит иметь доступ к любому из документов и контролировать сроки их окончания.

Вакансии

Руководитель формулируют требования в письменном виде.

HR-специалист точно видит, кого нужно найти.

HR-специалисты

Получив доступ к вакансии, HR-специалист регистрирует анкеты кандидатов,
проводит собеседования и фиксирует свое мнение о кандидатах.
Результаты работы доступны для контроля руководителю (заказчику).

Кандидаты

Внутри вакансии HR-специалисты и руководители могут создавать и заполнять анкеты кандидатов.
Также можно дать ссылку кандидату на заполнение анкеты самостоятельно.
После собеседования рекрутер сможет зафиксировать свое мнение о кандидате.

Ваши выгоды

Структура

Какова структура моего подразделения? Сколько точно у меня подчиненных?

Кто кому подчиняется? Какие функции у каждого подчиненного?

Какие должности можно сократить? Какие нужно добавить?

На такие вопросы будут ответы у всех руководителей.

Имея необходимую информацию, руководители смогут управлять структурой подразделений и отражать все изменения.

Вы сможете контролировать эффективность структуры каждого подразделения и видеть, сколько должностей вакантно на текущий момент.

Имея необходимую информацию и сокращая ненужные должности, вы сможете экономить 3—7% от фонда оплаты труда.

Персонал

За пару дней вы создадите электронное досье для каждого человека,

который на вас работает. Если на вас работает 100.000 сотрудников, вы будете иметь

100.000 персональных досье. В случае инцидентов после увольнения информация по уволенным будет также доступна.

Вакансии

Все вакансии будут регистрироваться и оформляться должным образом.
Анкеты кандидатов будут формализованы и собраны в рамках вакансии.
Результаты собеседований и итоговые мнения о кандидатах будут фиксироваться.
Статистика по кандидатам и времени поиска будет известна.
Руководители получат возможность видеть и контролировать работу рекрутеров.