Руководитель оценивает объем и сложность бизнес-процессов и текущих рабочих целей. На основании анализа он определяет оптимальную структуру подразделения.
Структура состоит из должностей.
У каждой должности есть главная функция и роль.
Должности занимают люди.
Если человек не справляется с работой, его заменяют новым работником.
Чтобы найти нового работника руководители открывают вакансию и ищут подходящих кандидатов.
Для поиска кандидатов руководители могут привлекать внутренних подрядчиков — рекрутеров, внешних подрядчиков — кадровые агентства или искать самостоятельно.
Таким образом, в управлении человеческими ресурсами есть три ключевых элемента: структура, персоны, вакансии.
Руководитель должен понимать, какие действия следует совершать в каждом элементе.
Управление человеческими ресурсами — это:
создание эффективной структуры,
знание персонала,
организация заполнения вакансий компетентными сотрудниками.
Довольно часто руководители больших подразделений не знают, сколько точно у них подчиненных. Расходы на персонал они не контролируют.
Сколько должностей вакантно, руководители не знают.
Получив структуру подразделения в наследство при вступлении в должность, руководители не вносят актуальные и необходимые изменения.
Раздутая структура, излишние расходы на персонал и большое количество вакантных должностей — «нормальная картина» для многих руководителей подразделений.🥲
У вас в подчинении 30+ должностей.
Как вам понять, кто на вас работает?
Кто эти люди?
Как долго они работают?
Какие соглашения подписывали?
Когда у них заканчиваются контракты?
Как с ними связаться?
Кому звонить в случае экстренной ситуации с этим человеком?
Это далеко не полный перечень вопросов, которые могут возникнуть по ситуации.
Очевидно, что каждому руководителю необходима информация о подчиненных.
Если такая информация недоступна, это проблема. 🥲
Работа по заполнению вакансий часто организована бестолково.
Сколько вакансий сейчас в подразделении, руководители не видят.
Сколько сотрудников не продлят контракт в ближайшее время — не знают.
Контролировать рекрутеров руководители не могут.
Рекрутеры принимают заявки «на словах», ищут долго, находят абы кого.
Как следствие, организация наполняется «дохлыми» сотрудниками. 🥲
В результате вы получите точные сведения о структуре.
Меняются возможности. Структура должна соответствовать текущим требованиям, целям и возможностям. Вы должны анализировать ситуацию и вносить изменения.
Анализируйте имеющиеся данные. Выявите и сократите лишние должности.
Создавайте дополнительные должности, если это необходимо.
Информация доступна руководителям для просмотра с любого компьютера.
Формализуйте взаимодействие руководителей и рекрутеров.
Фиксируйте всю информацию по вакансиям и кандидатам.
Контролируйте, как рекрутеры ведут поиск.
Смотрите, как все выглядит в реальности:
Как это сделать: через меню «Действия» внесите своих прямых подчиненных (это займет 3 минуты).
Потом поручите руководителям внести своих подчиненных.
Двойное нажатие на подчиненном руководителе показывает его подчиненных.
Нажатие на подчиненном руководителе разворачивает структуру вниз и показывает его подчиненных.
Поручите руководителям отражать все изменения.
Всегда будет известно, сколько у кого подчиненных и кто какую должность занимает.
Описание должности
Поручите руководителям уточнить описание каждой подчиненной должности.
Каждый подчиненный будет четко понимать, какую должность занимает.
Подчиненные заполняют анкету, визитку и прикладывают копию паспорта.
Руководители имеют доступ к информации через интернет, обращаться в кадровую службу нет необходимости.
Приложите или поручите подчиненным приложить скан-копии соглашений с подчиненным.
Это позволит иметь доступ к любому из документов и контролировать сроки их окончания.
Руководитель формулируют требования в письменном виде.
HR-специалист точно видит, кого нужно найти.
проводит собеседования и фиксирует свое мнение о кандидатах.
Результаты работы доступны для контроля руководителю (заказчику).
Также можно дать ссылку кандидату на заполнение анкеты самостоятельно.
После собеседования рекрутер сможет зафиксировать свое мнение о кандидате.
Анкеты остальных кандидатов сохранятся в архиве и будут доступны через поиск.
Структура
Какова структура моего подразделения? Сколько точно у меня подчиненных?
Кто кому подчиняется? Какие функции у каждого подчиненного?
Какие должности можно сократить? Какие нужно добавить?
На такие вопросы будут ответы у всех руководителей.
Имея необходимую информацию, руководители смогут управлять структурой подразделений и отражать все изменения.
Вы сможете контролировать эффективность структуры каждого подразделения и видеть, сколько должностей вакантно на текущий момент.
Имея необходимую информацию и сокращая ненужные должности, вы сможете экономить 3—7% от фонда оплаты труда.
Персонал
За пару дней вы создадите электронное досье для каждого человека,
который на вас работает. Если на вас работает 100.000 сотрудников, вы будете иметь
100.000 персональных досье. В случае инцидентов после увольнения информация по уволенным будет также доступна.
Вакансии
Все вакансии будут регистрироваться и оформляться должным образом.
Анкеты кандидатов будут формализованы и собраны в рамках вакансии.
Результаты собеседований и итоговые мнения о кандидатах будут фиксироваться.
Статистика по кандидатам и времени поиска будет известна.
Руководители получат возможность видеть и контролировать работу рекрутеров.