AGM
проблемы, которые мы решаем
Персоны
Кто эти люди?
Часто руководители имеют минимум информации о своих подчиненных. Особенно эта проблема актуальна для новых руководителей. Причина: нет информационной базы для руководителей, которая содержит эту информацию.

AGM: в разделе «Персона / личные данные» каждый подчиненный сам (или при помощи руковолителя) вносит личные данные. Каждый руководитель имеет полные и достоверные сведения о каждом из подчиненных, включая скан-копии паспорта и других актуальных документов.
Какие соглашения заключены?
С каждым подчиненным подписывается несколько различных соглашений (контракт, соглашение о материальной отвественности и т.п.). Это главные документы, на основании которых руководитель управляет подчиненным. Они явно должны быть у руководителя в быстром доступе. А этого нет, и это проблема.

Еще одна проблема: рано или поздно наступает момент, когда необходимо продлевать эти соглашения. Если нет учета сроков, то легко можно попасть в ситуацию, когда соглашения закончились, а сотрудничество продолжается.

AGM: в разделе «Персона / соглашения» каждый руководитель может приложить скан-копии всех этих документов и указать сроки. Автоматическое уведомление о том, что срок соглашения необходимо продлевать поможет не пропустить срок.
Как долго они работают?
Иформация о карьере подчиненного в Организации далеко не всегда сохраняется и недоступна руководителям быстро. Как понять новому руководителю, сколько и на каких должностях проработали ранее его подчиненные?

AGM: в разделе «Персона / карьера» вам дсотупна история работы каждого подчиненного. Учет ведется автоматически.
Нужна информация об уволенном сотруднике?
Бывший сотрудник переметнулся к конкурентам и нарушил какие-то соглашения, которые подписывал. Или работавший ранее сотрудник через год снова пытается устроиться в вашу Организацию. Вам необходима полная информация об этом человеке, а у вас ее нет.

AGM: в подразделе «Персона / уволенные». вы сможете увидеть всю информацию об уволенном сотруднике, даже если уволент он был 10 лет назад.
Структура
В чем смысл каждой должности?
Проблема: что это за должность? Когда она была создана? Зачем? Знает ли подчиненный основные параметры своей должности? Как быстро разобраться новому руководителю? Простые вопросы, на которые часто нет ответов.

AGM: Зарегистрируйте все должности. В разделе «Должность / описание должности» сформулируйте основные параметры и отражайте все изменения. Вы и подчиненные будете иметь четкое представление о каждой должности.
Какова точная структура подразделения?
Проблема: чем выше руководитель, тем более расплывчатое представление о структуре подразделения он имеет. Простой вопрос: «сколько точно у вас подчиненных должностей, включая вакантные, в текущий момент?», может озадачить очень многих руководителей.

Решение: внесите все должности, включая вакантные, в программу. Выгода: каждый руководитель будет точно знать количество должностей и видеть реальную структуру подразделения. Вышестоящие руководители смогут контролировать структру подчиненных подразделений.
Как вносить и контролировать изменения в структуре?
Проблема: в большинстве организаций руководители не могут анализировать структуру (она не формализована), не могут вносить изменения (вносить некуда), не могут контролировать действия подчиненных руководителей в структуре (их не видно).

Решение: сокращать устаревшие должности, создавать новые и переподчинять существующие должности вы легко можете в программе. Действия в структуре доступны всем руководителям в отношении своих подразделений.
Выгода: вы и ваши руководители сможете вносить и фиксировать все изменения моментально. Также вы сможете контролировать все изменения структуры, которые вносят ваши подчиненные руководители.
Функции
Функции персоны
Проблема: функции — это постоянные задачи, которые должен выполнять подчиненный и они должны быть четко прописаны. Если подчиненный не знает, за что он отвечает, то будет делать только то, что руководитель требует явно и еще немного из того, что делать легко или привычно.

Решение: формулируйте реальные функции каждой должности в разделе «Функции». При необходимости вносите изменения. Делать это должен непосредственный руководитель для каждой подчиненной должности.

Выгода: вы и ваши руководители сможете осознанно сформулировать постоянные задачи для каждого подчиненного. В любой момент можно внести изменения. Функции привязаны к должности и сохранятся при смене персоны на должности. Каждые 6 месяцев программа предложит провести ревизию и актуализировать функции. Новому руководителю легко понять функции своих новых подчиненных. Вышестоящим руководителям легко контролировать, как подчиненные руководители управляют подчиненными по функциям.
Функции подчиненных
Проблема: руководители часто нерационально распределяют функции между подчиненными: у одних густо, а у других пусто. Или там, где работает девять подчиненных, могли бы легко справляться шестеро (с соответствующим повышением зарплаты). К сожалению, у руководителей нет нормальной возможности видеть и анализировать функции подчиненных.

Решение: в подразделе «Функции подчиненных» доступны для сравнительного анализа функции всех подчиненных. Вы и ваши руководители можете легко анализировать распределение функций.

Выгода: распределение функций между подчиненными можно анализировать и сделать его более эффективно.
Регламенты
Регламенты персоны
Проблема: чтобы подчиненные выполняли работу как нужно, руководители должны формулировать регламенты работы (требования и алгоритмы действий) и доводить их до подчиненных. Подчиненные должны иметь доступ к своим регламентам. Очень часто у подчиненных нет регламентов и это — проблема.

Решение: руководители могут формулировать и выкладывать необходимые регламенты для подчиненных в разделе «Регламенты». Каждый подчиненный будет видеть те регламенты, которые на него распространяются.

Выгода: Каждый подчиненный будет видеть регламенты, которые ему необходимы и понимать требования руководителя. Регламенты привязаны к должности и сохранятся при смене персоны.
Регламенты подчиненных
Проблема: часто руководитель не видит все регламенты, которые были созданы ранее и действуют в отношении подчиненных. Проанализировать регламенты очень сложно. Особенно эта проблема актуальна для новых руководителей.

Решение: в подразделе «Регламенты подчиненных» каждый руководитель видит все, созданные ранее, регламенты, может их редактировать и изменять исполнителей.

Выгода: новый руководитель сразу видит все регламенты подчиненных. Делать ревизию регламентов удобно. Вышестоящие руководители могут легко контролировать регламенты, которые создают подчиненные руководители.
Правила
Правила персоны
Проблема: часто бывает так, что правил работы и поведения нет или они сформулированы на словах. Подчиненные творят, все что хотят.

Решение: руководители создает правила и указывает подчиненных, на которых они распространяются. Для этого есть раздел «Правила». Подчиненные имеют доступ к своим правилам в программе. Правила можно довести под подпись и требовать их выполнения.

Выгода: Каждый подчиненный видит в программе правила, которые на него распространяются. Даже новые подчиненные будут знать существующие правила. Правила привязаны к должности и сохранятся при смене персоны. Так руководителю управлять подчиненными будет гораздо проще.
Правила подчиненных
Проблема: новый руководитель не видит все правила, которые созданы и действуют в отношении подчиненных. Это затрудняет анализ и ревизию.

Решение: в подразделе «Правила подчиненных» руководитель видит все созданные ранее правила подчиненных, может их редактировать и изменять исполнителей.

Выгода: каждый руководитель видит в одном месте правила своих подчиненных и может их редактировать. Новый руководитель сразу видит все правила подчиненных. Делать ревизию правил удобно. Вышестоящие руководители могут легко контролировать правила, которые создают подчиненные руководители.
Задачи
Задачи персоны
Проблема: у каждого подчиненного есть задачи на сегодня, на неделю и на месяц. Подчиненные не ведут учет задач и многое упускают. Нет адекватного планирования. Результаты работы не сохраняются, нет истории работы. Информация сохраняется разрозненно и бессистемно. Как следствие, такая работа по задачам крайне неэффективна.

Решение: подчиненные вносят все текущие и будущие задачи в разделе «Задачи». Указывают сроки. Планируют действия и требуемые ресурсы в описании письменно. Планируют даты очередных действий по задаче и устанавливают напоминания. Фиксируют достигнутые результаты. Сохраняют историю работы по задачам.

Выгода: Ничего не забывается. Есть, как общее представление о всех задачах, так и понятный план работы на каждый день. Можно анализировать негативные результаты и искать причины. Формализация и организация всех задач приводит к увеличению эффективности работы в разы.
Поручения
Проблема: подчиненные слушают поручения руководителя в «пол–уха» и ничего не фиксируют. Работу детально не продумывают, ресурсы внимательно не планируют, целевые сроки поручений часто нарушат. По многим поручениям история работы подчиненного не сохраняется. Информация сообщается руководителю на словах. Часто такой подход вызван желанием избежать контроля со стороны руководителя и иметь возможность работать не сильно напрягаясь.

Решение: подчиненные вносят все поручения в разделе «Задачи» упорядоченно. Фиксируют целевые сроки, планируют и сохраняют результаты письменно. Актуальную информацию сохраняют прямо в описании поручения.

Выгода: все записано и учтено. Даже если поручений много, ни одно из них не потеряется. Все можно анализировать и контролировать. Если нет планирования — скрыть это не удастся. Если подчиненный «валяет дурака» — это станет заметным сразу же. Контроль работы подчиненного занимает минуты и экономит силы и нервы.
Проблемы
Проблема: многие подчиненные склонны скрывать от руководителя проблемы, которые возникают в зоне их отвественности. Подчиненные поверхностно анализируют проблемную ситуацию, решение часто требует ресурсов и времени, которых у подчиненных нет. По этим причинам способы решения проблем, которые выбирают подчиненные, часто поверхностны и ошибочны. Излишне говорить, что подобное поведение подчиненного необходимо пресекать.

Решение: потребуйте фиксировать все возникающие проблемы в разделе «Задачи» в течение 3 часов после возникновения (не позже). Требуйте, чтобы были приложены фото, видео и другие подробные материалы, описывающие проблему — важно учесть все актуальные обстоятельства проблемной ситуации. Требуйте детального планирования действий и ресурсов.

Выгода: подчиненный будет вынужден декларировать проблемы, скрывать что либо от вас будет прямым обманом. Вы сможете видеть все обстоятельства и контролировать план действий подчиненного.
Инициативы
Проблема: Очевидно, что в рамках своих целей подчиненные должны сами генерировать инициативы и реализовывать их. К сожалению, многие подчиненные считают (или делают вид), что их работа заключается только в том, чтобы «тупо» выполнять поручения — думать должен руководитель. Инертное и безинициативное поведение подчиненного является проблемой.

Решение: потребуйте от подчиненных думать, предлагать инициативы (задачи), согласовывать с вами и фиксировать их в разделе «Задачи».

Выгода: подчиненные будут вынуждены создавать инициативы. Вы будете видеть и контролировать работу подчиненных по инициативам. Если количество инициатив у подчиненного равно нулю — это тоже полезная и важная информация для руководителя.
Планирование
Проблема: когда подчиненные едут в отпуск, они тщательно планируют сроки, свои действия и расходы. Когда подчиненные планируют работу по задачам, подобный подход не присутствует. Причина в том что, в отличие от отпуска, на работе за все «косяки» в планировании платит не сам человек, а «контора». Поэтому напряженно и тщательно панировать действия и расходы нет большой причины. Привычка ничего не учитывать и не планировать приводит к тому, что подчиненные выполняют задачи долго, глупо и дорого. Очень долго, очень глупо и очень дорого.

Решение: потребуйте детально и подробно планировать все задачи. Для этого у всех задач в описании есть блок «описание». Пусть думают, планируют и согласовывают с вами. Вы будете разрешать старт работы по задаче после того, как согласуете план действий.

Выгода: ваши подчиненные будут вынуждены планировать каждую задачу. Это однозначно повысит эффективность их работы. Вы сможете легко контролировать планирование всех задач.
Результаты
Проблема: подчиненные не фиксируют достигнутых результатов и не сохраняют истории работы. Понять, как и что делал подчиненный ранее, просто невозможно. Такая ситуация выгодна подчиненным, но крайне невыгодна для руководителей.

Решение: поручите подчиненным регулярно отчитываться и письменно отражать достигнутые результаты в описании задачи.

Выгода: вы будете в курсе хода работы по задачам. Если подчиненный не работает, или занимается ерундой, вы сможете это понять. История работы и даты внесения результатов покажут вам истинное отношение подчиненного. Обманывать вас будет очень сложно.
Контроль
Проблема: подчиненные не фиксируют планирование и работу по задачам. Это делает контроль работы подчиненных невозможным. Если руководитель спросит у починенного о делах. то подчиненный выдаст только ту информацию, которая выставляет его в хорошем свете. Очевидно, что недостаток информации — проблема для руководителя.

Решение: жестко требуйте вносить все поручения, проблемы и инициативы в разделе «задачи». Жестко требуйте детально планировать сроки, действия и бюджеты. Жестко требуйте регулярной фиксации результатов и хода работы. Требуйте сохранять внутри задач важную информацию.

Выгода: вы будете иметь достаточно информации о том, как на самом деле ваш подчиненный работает по задачам и сможете контролировать состояние дел значительно больше. Факт того, что подчиненный не работает или работает «спустя рукава» вскроется быстрее, чем вы можете себе представить.
Итерация
Проблема: решение многих задач невозможно за один подход и требует повторных действий. Чтобы понять, по какой причине результат не был достигнут, необходимо иметь «в руках» первоначальный план и историю работы по задаче. Если план не был формализован и результаты работы не фиксировались, то проанализировать и понять, что необходимо предпринять, чтобы достичь требуемого результата просто невозможно.

Решение: требуйте письменно планировать и сохранять историю работы каждой задачи. Если результат не достигнут, требуйте анализировать обстоятельства, искать причины и дополнять план новыми действиями.

Выгода: Это позволит подчиненному и вам анализировать ситуацию и итерировать.
Проекты
Проблема: все проекты состоят из крупных частей. Работу по проекту важно контролировать. Если подчиненный внес проект как одну простую задачу, контролировать ход работы в каждой части проекта может быть проблематичным.

Решение: требуйте отражать в разделе «Задачи» не только проекты, но и их составные части в виде подзадач. Требуйте отражать планирование и результаты в каждой части проекта.

Выгода: вы сможете контролировать планирование и результаты работы не только по проекту в целом, но и по каждой части.
Таймлайн
Проблема: подчиненные часто не успевают выполнить задачи в установленный срок и могут переносить планируемую дату окончания работ. Если это 1 день, то возможно, это несущественно. Если же переносы происходят многократно, то может так оказаться, что работа по задачам длится непозволительно много времени. Контролировать сроки работы по задачам крайне важно.

Решение: контролируйте сроки и периоды работы по задачам в представлении «таймлайн».

Выгода: если задачи внесены, вы сможете легко проконтролировать временные диапазоны работы по задачам. Также вы сможете увидеть, какие задачи подчиненный решил выполнять одновременно. Не выставлена финальная дата, слишком долго идет работа, много задач одновременно, мало задач одновременно — все это вы увидите мгновенно. Вам останется только проанализировать.
Цели
Цели
Проблема: у каждого подчиненного должны быть цели в работе, на которых он должен фокусировать свои усилия и старания. Подчиненный должен знать свои цели. Руководители должны иметь возможность контролировать цели подчиненных. Это в теории. На практике цели подчиненных нигде не формализованы. Подчиненные не знают своих целей.

Решение: определите и сформулируйте для каждоо подчиненного в разделе «Цели» 3 – 5 целей. Поручмте планировать работу по целям и регулярно отчитываться о результатах писменно.

Выгода: подчиненные будут четко знать, на чем им нужно сфокусироваться в текущей работе. Вы, как руководитель сможете вносить изменения и контролировать работу подчиненных по достижению целей.
Сравнение целей
Проблема: руководителю важно понимать, каким образом он распределил цели между подчиненными.

Решение: вы можете определять цели подчиненным в разделе «сравнение целей». В этом разделе также очень удобно анализировать существующие цели подчиненных.

Выгоды: все цели подчиненых видны «на одном экране». Анализировать и вносить изменения легко. Если вы внесете изменения, данные автоматически изменятся и в представлении, которое видит подчиненный. Вышестоящие руководители могут быстро анализировать, как подчиненный руководитель определил цели своим подчиненным.
Стратанализ
Проблема: многие директора не удосуживаются провести анализ внешних и внутренних угроз и возможностей, чтобы правильно определить свои текущие цели. Одни не умеют, вторым негде, третьи плохо понимают, что делать дальше. Отсутствие целей у директора, равно как и цели, которые «взяты с потолка» — очень серьезная проблема.

Решение: если вы — директор, то перейдите в раздел «Стратанализ» и воспользовавшись шаблоном, проведите SWOT–анализ и зафиксируйте его результаты. После этого используйте эту информацию для определения потенциальных целей. Зафиксируйте потенциальные цели. После этого определите тактику достижения целей и начинайте работу.Чтобы начать работу просто определите, что будете делать в первую очередь и переведите цели в текущие.

Выгоды: сам по себе стратанализ хорошо «прочищает голову» и очень помогает понять, в какую сторону необходимо двигаться. Если вы зафиксировали потенциальные цели, то сможете обсудить их со своим менеджером.
Оценка работы
Оценка результативности
Проблема: Хорошо работающие подчиненные не получают одобрения от руководителя. Со временем эти подчиненные перестают стараться и демонстрировать выдающиеся результаты. Другие подчиненные работают не на результат, а с 9 до 18. Третьи вообще бесконечно создают проблемы и отнимают время. Проблема результативности подчиненных - самая известная и распространенная проблема.

Решение: не играйтесь с мотивацией. Сформулируйте четкие цели подчиненным и определите критерии оценки работы. Регулярно подводите итоги и оценивайте работу подчиненных с выставлением оценок в разделе «Оценка». Математически рассчитывайте результативность подчиненных. Выплачивайте зарплату в зависимости от достигнутой результативности.

Выгода: хорошо работающие подчиненные получат вашу похвалу и одобрение. Плохо работающие подчиненные получат финансовый «пендель». Дохлые и ленивые подчиненные не выдержат и уволятся сами. На их место вы наберете толковых и способных.
Общая эффективность подчиненных однозначно повысится.
Важно понимать: вы сможете перераспределять фонд оплаты труда от дохлых и бестолковых в сторону надежных и результативных сотрудников без его увеличения!
Дисциплина
Проблема: некоторые подчиненные могут периодически «заплывать за буйки» — нарушать требования или правила, которые для них определены. Некоторые, наоборот, могут быть примером позитивного поведения для других.

Решение: объявляйте дисциплинарные взыскания и поощрения и сохраняйте историю в разделе «Дисциплина».

Выгода: если подчиненный видит и знает, что все поощрения и взыскания записываются в его личное дело, то относится он к стимулированию гораздо серьезнее. Вышестоящий руководитель или новый руководитель на должности всегда могут перейти в раздел «Дисциплина» и посмотреть историю стимулирований. Это удобно.
Аттестация
1 Проблема: подчиненный «поймал звездную болезнь» и сам себе решил, что его зарплата слишком низкая. С этой мыслью он носится, «как с писаной торбой» и не дает покоя руководителю.

2 проблема: как повысить зарплату действительно хорошего подчиненного?

3 проблема: как законно уволить совершенно некомпетентного подчиненного?

Решение 1 проблемы: сформулируйте профиль требований к знаниям и навыкам в рамках существующей должности и проведите аттестацию подчиненного. Сделать это можно в разделе «Аттестация» Проведите аттестацию честно и непредвзято. Выставьте оценки. Посчитайте средний балл. Поясните подчиненному, что его «34%» компетентности оплачиваются достойным образом и на основании выявленного уровня знаний зарплату нужно не повышать, а понижать.

Решение 2 проблемы: зафиксируйте в разделе «Аттестация» высокий уровень компетентности и результативности этого подчиненного и продемонстрируйте это своему вышестоящему руководителю для получения разрешения повысить зарплату этому подчиненному.

Решение 3 проблемы: проведите аттестацию, выставьте оценки, составьте акт и увольте подчиненного с формулировкой «не компетентен». Трудовой кодекс такое действие разрешает.

Выгода: вы, как руководитель, имеете нормальный способ воздействия на подчиненных и можете не только давать обратную связь подчиненным по поводу их компетентности, но и аргументировать свое мнение о хорошо работающих подчиненных.
Саморазвитие
Проблема: профессиональная компетентность подчиненных не соответствует стремительно меняющимся реалиям и требованиям.

Решение: укажите подчиненным на необходимость заниматься саморазвитием и повышением уровня профессиональной подготовки. Требуйте отражать тренинги, семинары и другие события саморазвития, которые предпринял подчиненный, в разделе «Саморазвитие».

Выгода: в любом случае вы будете в курсе того, как подчиненный относится к своему саморазвитию. Если записей много и события существенные — значит подчиненный настроен жить и работать в ногу со временем. Если записей нет — это скорее всего означает, что перед вами временщик или потенциальный пенсионер. Просто имейте это ввиду, когда подойдет срок продления контракта.
Вакансии
Вакансии
1 проблема: работа по заполнению вакансий связана с большим объемом информации. Часто такая работа не организована и не упорядочена нормальным образом. Это усложняет поиск и подбор.

2 проблема: работа подчиненых руководителей по заполнению вакантных должностей не организована и не прозрачна для контроля. Подчиненные руководители могут иметь вакантные должности и не иметь при этом открытых задач по заполнению этих вакансий.

3 проблема: работа HR-специалистов не организована и не прозрачна для их руководителей.

Решение: организуйте работу по поиску и подбору персонала на вакантные должности в разделе «Вакансии». Просто формализуйте вакансию и требования к кандидату письменно. После этого вы сможете отправить описание вакансии в кадровое агентство или внутреннему HR-специалисту. Подчиненным руководителям поручите аналогичным образом формализовать работу по заполнению вакансий.

Выгода: вы сами сможете организовать и упорядочить работу. Работа по вакансиям, которую ведут подчиненные вам руководители, будет доступна вам для контроля. Работа по вакансиям, которые находятся в работе у HR-специалистов будет доступна для контроля их руководителям.
Кандидаты
Проблема: в отношении каждого кандидата есть резюме, которое предоставил кандидат, должна быть заполнена персональная анкета с уточненными и полными сведениями и, по результатам проведения собеседования, аттестации или тестовых заданий, формализовано мнение руководителя или HR-специалиста о кандидате. Проблема в том, что руководители и HR-специалисты не создают личное дело кандидата, в котором они внимательно отражают все вышеперечисленные аспекты. Часто все, что есть, это резюме. Все остальное — в голове. При чем даже данные из резюме не ставятся под сомнение и не уточняются. Результаты аттестации и мнение интервьюера о кандидате никак не документировано и не остается в истории. Это — проблема.

Решение: в разделе «Вакансии» и вы, и подчиненные вам руководители, и HR-специалисты можете создавать электронное «личное дело» кандидата. Анкету кандидата заполнить легко. Резюме кандидата можно приложить в виде файла. Можно провести аттестацию и зафиксировать результаты. Есть специальное место для формализации итогового мнения о кандидат. Все сведения сохраняются в упорядоченном виде. Самоличное дело кандидата привязано к вакансии, в рамках которой рассматривается кандидат. Если кандидат не подошел, вы можете архивировать его анкету и найти ее при необходимости. Если поиск и подбор по вакансии ведет HR-специалист, то личное дело по кандидату заполняет он. Вам останется только ознакомиться с информацией, которую собрал и сформулировал этот специалист.

Выгода: вы можете нормальным образом организовать всю важную информацию о каждом кандидате. Вы получите заполненное личное дело кандидата, если поиском и подбором будет заниматься HR-специалист. Вам будет легко сравнивать кандидатов. Вы не запутаетесь и не потеряете никаких сведений. Все личные дела кандидатов останутся в системе и вы можете их посмотреть в любой момент, например если этот кандидат через год снова будет проситься к вам на работу. Немаловажным моментом является возможность вышестоящих руководителей видеть личное дело любого из кандидатов. Личное дело кандидата можно переслать коллеге. Это удобно.
HR-специалисты
Проблема: обращаясь к HR-специалисту вы должны создать и предоставить нормальное описание вакансии. В процессе поиска по каждому кандидату накапливается информация. Если кандидатов много, то возникает проблема коммуникации c РК- специалистом, доступа к этой информации и порядка ее сохранения.

Решение: мы предлагаем вам создавать вакансию в разделе «Вакансии». Заполнять описание вакансии и, предварительно обговорив заказ на поиск с HR-специалистом, давать тому доступ к этой вакансии в программе. Получив доступ, HR-специалист сможет самостоятельно регистрировать вех кандидатов, заполнять анкеты, прикладывать резюме, проводить аттестации и тесты. Свое мнение о кандидатах он также сможет отражать внутри личного дела кандидата.

Выгода: Вы будете иметь полный доступ к этой информации в любой момент времени. Вам не нужно будет переписываться по почте или пересылать друг другу файлы или резюме кандидатов. Вы будете видеть одну и туже информацию и иметь возможность совместной работы. Подобная организация работы не только сэкономит ваше драгоценное время, но и упростит и организует работу HR-специалиста.
Время
График работы
1 проблема: руководители вообще никак не управляют графиком работы подчиненных, хотя иногда это бывает необходимо, а иногда очень необходимо.

2 проблема: руководители хоть и ведут график работы, но делают это тайным от подчиненных образом (на бумажке, в exel или 1С). Подчиненные узнают свой график работы со слов руководителя. Вышестоящие руководители также затруднены в получении информации о графике работы подразделений.

Решение: в разделе «График» вы и подчиненные вам руководители можете легко вести график работы подчиненных. Планирование графика работы подчиненных руководитель ведет в удобном представлении «График подразделения». Информация из этого раздела автоматически переносится в персональные графики подчиненных.

Выгода: Все подчиненные имеют доступ к программе и будут мгновенно уведомлены об изменениях своего графика. Вы и руководители сможете более разумно и эффективно планировать работу подчиненных во времени. Вышестоящие руководители смогут видеть графики работы любого подразделения (или их отсутствие).
Учет времени
Проблема: график работы и реально отработанное время — это не одно и тоже. Особенно если вы оплачиваете работу подчиненных с учетом часов. Недоработки и переработки важно видеть. В причинах необходимо разбираться быстро и принимать меры. Например, оплачивать существенные переработки или корректировать график работы. Если работа оплачивается с учетом часов, важно контролировать качество учета, и нет ли приписок лишних часов.

Решение: в разделе «Учет времени» вы и ваши руководители можете организовать учет отработанного времени. Все просто и понятно: руководители ежедневно ведут учет времени подчиненных сами или (в отдельных случаях и при наличии доверия) поручают подчиненным регистрировать отработанное ими время.

Выгода: вся информация сохраняется. Руководители могут быстро разбираться в причинах и принимать меры. Вышестоящие руководители могут контролировать учет времени в подразделениях.
Отпуска
1 проблема: руководители часто забывают про необходимость системного планирования отпусков. Подчиненные просят отпуск непосредственно перед отпуском. Если это происходит в конце трудового года подчиненных, то руководитель не может им отказать. Подчиненные дружно уходят в отпуск и работа подразделения приостанавливается на некоторое время по причине того, что работать некому… Печальная ситуация, которая повторяется из года в год.

2 проблема: если подчиненные берут отпуск частями, то руководители смутно представляют, сколько отпуска подчиненный уже отгулял, а сколько ему еще осталось. Причина в том, что у руководителей нет учета состоявшихся отпусков подчиненных.

Решение: в разделе «Отпуска» каждый руководитель может планировать отпуска подчиненных и вести учет состоявшихся отпусков. Подчиненные могут видеть отпуска и делать запрос на отпуск прямо в разделе. Руководители могут согласовывать запрашиваемый период или вносить изменения.

Выгоды: вы и подчиненные вам руководители можете вести учет и планирование отпусков своих подчиненных. Программа сама напомнит каждому руководителю о том, что отпуска подчиненных не запланированы.
Контракты
Проблема: подчиненные, которые приняли решение о том, что не будут продлевать контракт, сообщают о своем решении в последний день работы. Руководитель попадает в неприятную ситуацию —найти замену быстро можно не всегда и на месяц – два образуется вакантная должность.

Решение: в разделе «Контракты» руководители могут быстро и легко вести учет сроков контрактов подчиненных. Стандартное напоминание возникает за 60 дней до окончания срока. Его можно настроить индивидуально.

Выгода: видны сроки окончания контрактов всех подчиненных. Руководитель получит напоминание заранее и будет готов к тому, чтобы заранее принять необходимые меры.
Соглашения
Документы и соглашения
Проблема: одним из эффективных методов управления починенными является метод управления по соглашениям. Суть метода проста: все существенные договоренности, которые приняты, должны быть документированы на бумаге и скреплены подписью подчиненного. Примеры: функциональные задачи, регламенты, правила, цели, конкретные поручения и т.п. важные моменты имеет смысл документировать. Также важно понимать, что что в процессе работы могут быть изменения в этих документах и эти изменения также необходимо документировать. Проблема в том, что руководители не понимают, как просто и правильно вести работу по документированию и как организовать хранение всех этих документов.

Решение: мы предлагаем вам и подчиненным вам руководителям завести по две папки на каждого подчиненного, в которых упорядоченно сохранять все эти документы. Вставить разделители страниц, чтобы структурировать документы внутри папки не будет проблемой и сильно поможет. Одна папка должна быть черного цвета и она остается у непосредственного руководителя. Вторая папка (лучше красного цвета) предается подчиненному, чтобы он мог хранить все свои подписанные документы. Принцип работы прост: договорились о важном — зафиксировали на бумаге — подписали два экземпляра — положили каждый в свою папку.

Выгода: руководители смогут управлять подчиненными по соглашениям. В документах будет порядок. Куда складывать соглашения понятно. Вы легко можете проконтролировать существующие с подчиненным документированные соглашения. Для этого всего лишь необходимо заглянуть в одну из папок. Это очень удобно.
Информация
Идеи
Проблема: идеи необходимо записывать и сохранять. Иначе они забываются и теряются. Это понимают многие. Извечный вопрос в том, как, в какой программе сохранять идеи удобным и простым образом. Большинство программ условно удобны для сохранения информации но не удобны для ее дальнейшей обработки и сохранения.

Решение: для того, чтобы идеи было удобно не только сохранять, но и переводить их в задачи или делиться с коллегами и подчиненными мы сделали специальный раздел «Идеи». В этом разделе сохраняются все созданные идеи. По ним можно устанавливать напоминания. Очень простым образом из идеи можно создать задачу или поручение. Переслать идею коллеге или подчиненному не составит труда. Все быстро и удобно.

Выгода: вы видите все свои идеи в отдельном, встроенном в AGM, разделе и можете ими манипулировать на свое усмотрение. Это удобно.
Архив файлов
1 проблема: вы получаете, создаете и сохраняете большое количество файлов. Вам нужен порядок в информации. Хранить информацию на флэшках или жестком диске компьютера не всегда разумно или удобно. Пользоваться сторонними сервисами по синхронизации данных можно, но это тоже связано с проблемами настройки и управления доступом.

2 проблема: ваши подчиненные сохраняют рабочую информацию беспорядочно и бессистемно. Вы не можете контролировать порядок в информации подчиненых. При заменен подчиненного на должности информация может быть передана коряво и частично, либо не передана вообще.

Решение: для того, чтобы решить проблему хранения и контроля информации, мы создали отдельный раздел «Инфо». У каждого подчиненного есть свой «облачный» архив с рабочими файлами. Этот архив всегда под рукой и пользоваться им легко и просто. Руководители имеют доступ к архивам подчиненных и могут видеть все файлы подчиненных. При передаче должности от одного подчиненного другому архив также передается новой персоне на должности.

Выгода: вы сможете упорядочить в «облаке» все свои файлы и иметь к ним доступ с любого компьютера. Вы сможете навести порядок в файлах всех ваших подчиненных руководителей и их подчиненных. Вы будете доступ и сможете все контролировать. Ничего не будет теряться при передаче дел.
Текстовый редактор
Проблема: большинству ваших подчиненных для работы с информацией и создания отчетов или аналитических записок нет необходимости пользоваться сложными платными редакторами.

Решение: мы встроили внутри программы простой и удобный редактор документов. Вы и ваши подчиненные можете легко и быстро создать и отредактировать документ. Сохранить или прикрепить его к задаче или идее не составит труда. Все файлы моментально открываются и редактируются. Сами файлы при этом не скачиваются и не сохраняются на компьютер.

Выгода: вы можете создавать и редактировать документы быстро и легко. Эта опция входит в AGM.
Положения
Проблема: положения — это законы Организации. Их создает генеральный директор. Распространяются они на всех работников. Большая проблема в том, что подчиненные часто не имеют к ним доступа. Сложно выполнять требования документов, которых ты ни разу не видел, не так ли?

Решение: в программе есть специальный раздел «Положения». Генеральный директор может опубликовать все действующие положения.

Выгода: Подчиненные получат доступ и смогут ознакомиться с требованиями положений. Особенно это удобно для подчиненных, которые только что попали в Организацию. Благодаря этому разделу директор может активно управлять подчиненными через положения.
Процедуры
Проблема: периодически как подчиненные, так и руководители, могут попадать в неудобные ситуации. В такие моменты они не очень хорошо понимают, что и в какой последовательности они должны делать. Примеры: оформление на работу подчиненного, оформление документов на отпуск, увольнение и т.п. ситуации. Хождения с вопросами, ошибки в действиях приводят к трате большого количества времени и сил на формальные дела.

Решение: в программе есть раздел «Процедуры», в котором мы выложили большое количество алгоритмов действий как руководителей, так и подчиненых в таких ситуациях. Достаточно перейти в раздел и найти процедуру действий для ситуации, в которой находишься.

Выгода: вы и ваши подчиненные можете пользоваться большим количеством готовых процедур и сэкономить ваше время. Это удобно.
Встречи
1 проблема: каждому нормальному руководителю нужен удобный планировщик встреч и событий на день.

2 проблема: руководитель должен иметь возможность контролировать, как подчиненные планируют рабочее время и встречи.

Решение: очень удобным образом мы реализовали раздел «План на день». В нем вы можете планировать встречи и события, которые привязаны ко времени. Вы также можете назначать здесь совещания с подчиненными. Вы и все ваши руководители имеете доступ к плану на день своих подчиненных.

Выгода: вы можете удобным образом планировать свое время и контролировать, как это делают ваши подчиненные.
Продукты
Проблема: если вы производите и продаете продукты, то у вас всегда должен быть ответственный за модель продукта (куратор). Под моделью мы понимаем полную информацию о продукте, необходимую для производства, продажи, маркетинга и т.д. В обязанности куратора входит создание и поддержание в актуальном состоянии модели. Проблема в том, что куратора продуктов часто нет. Равно как и нет четкой модели продуктов. Это приводит к тому, что информация разрозненно хранится в разных подразделениях. При смене ключевых персон информация для производства может сохраниться, а для маркетинга или мерчендайзинга легко утеряться. Это - проблема.

Решение: в разделе «Продукты» вы можете назначить куратора и поручить оформить модели ваших продуктов нормальным образом и далее требовать от куратора поддерживать информацию в актуальном состоянии.

Выгода: в одном месте будет собрана и упорядочена информация о продукте. Вы и ваши профильные специалисты сможете иметь необходимую информацию.
Коммуникации
Коммуникации / управление доступом
Проблема: доступ к каналам коммуникаций в большинстве организаций организован бестолковым образом. В одном случае есть сисадмин, который единолично дает доступ к корпоративной почте, чатам и другим системам или программам. В другом случае все весело и беззаботно пользуются вайбером, скайпом и различными сервисами Google. Проблема возникает когда кого либо увольняют. Поскольку нет четкого и жесткого контроля доступа уволенных к каналам коммуникации как со стороны сисадминов, так и в целом, то многие бывшие подчиненные еще много месяцев, а то и лет имеют доступ к истории почтовой переписки и групповым чатам, в которых продолжается активное общение уже бывших сотрудников. Представьте, что человек ушел к конкурентам, но продолжает «сидеть» и тихо наблюдать всю рабочую переписку в групповых чатах на старом месте работы… Проблемная ситуация, не так ли?

Решение: в программе AGM после регистрации автоматически выдаются доступы ко всем необходимым каналам коммуникаций. Все корпоративное общение происходит внутри AGM. После увольнения починенного из Организации его руководитель «увольняет» его и в программе. Этим действием руководитель немедленно и полностью отключает доступ человека к программе и ко всем каналам связи, чатам и истории переписки.

Выгода: при регистрации подчиненного он получает персональный доступ ко всем коммуникациям автоматически. При увольнении доступ полностью закрывается в одно мгновение. AGM полностью решает проблему организации и ограничения доступа к каналам коммуникаций.
Адресная книга
Проблема: после того, как подчиненные попадают в Организацию, у них возникает проблема, связанная с тем, чтобы узнать контактные данные всех людей, с кем им необходимо взаимодействовать по работе. В некоторых Организациях существует открытый справочник всех работников. Это дурь, которой у вас быть не должно. Выкрасть такой справочник, умные конкуренты смогут переманивать ваших лучших работников.

Решение: в AGM после регистрации адресная книга подчиненного настраивается автоматически. В ней находятся непосредственный руководитель, прямые коллеги и все подчиненные (если это руководитель). Для начала работы этого достаточно. Дополнительно внести коллегу из другого подразделения можно легко, для этого достаточно узнать у того его индекс в программе. Если происходят изменения в персонале или структуре —все эти изменения отражаются в адресных книгах.

Выгода: контактные данные ваших сотрудников не афишированы. Все имеют необходимые контакты в автоматическом режиме. Это удобно.
Голосовая и видеосвязь
Проблема: общение внутри Организации организовано по внутренней телефонной связи. Для каждого сотрудника, который имеет стационарное рабочее место устанавливается внутренний телефон. Эту связь необходимо налаживать и обслуживать. Кроме этого общение руководителей часто происходит по GSM-связи. Это не всегда безопасно.

Решение: программа AGM позволяет вам и вашим подчиненным созваниваться и общаться посредством встроенной AGM-связи. Эта связь выстраивается по безопасному соединению и не проходит через сервера GSM или CIP связи.

Выгода: все сотрудники могут связываться простым и безопасным образом с любого компьютера. Достаточно просто войти в свой эккаунт. Систему связи нет необходимости разворачивать или обслуживать.
Чаты
Проблема: современные чаты стали основным каналом для общения сотрудников во многих Организациях. Это общение происходит как в одиночных, так и в групповых чатах. Основной проблемой чатов является тот момент, что переписка на многие темы ведется в одном канале. Вся информация перемешана и это не всегда удобно.

Решение: мы предлагаем вам чат AGM. В нем есть одно важное преимущество, которого нет ни в одном другом чате — вы и ваши подчиненные можете создавать несколько отдельных тем для переписки с одним адресатом. Это крайне удобная функция для рабочего общения.

Выгода: порядка в общении с вашими коллегами у вас будет гораздо больше, чем в других чатах.
Почта
1 проблема: переписка по почте по прежнему является важным элементом коммуникаций внутри Организации. В рабочей переписке общение часто происходит на определенную тему многократно. Видеть письма в порядке поступления по времени крайне неудобно для рабочей переписки.

2 проблема: Иногда необходимо установить напоминание самому себе, чтобы не забыть ответить на письмо или предпринять важные действия. Этой возможности нет в обычных почтовых сервисах.

3 проблема: информацию из писем часто необходимо переводить в задачи или идеи. Если вы пользуетесь стандартной почтой, то вам нужно будет по частям и в несколько шагов переносить информацию из почты в задачи. Это утомляет и раздражает.

4 проблема: информацию из важных писем часто лучше перенести в информационный архив. Такой возможности в обычных почтовых сервисах так же нет и все письма хранятся вперемешку в почте.

Решение: в нашей почте все письма отсортированы. Во–первых мы разделили переписку по адресатам. Во–вторых мы сгруппировали переписку в виде диалогов на одну тему. Также мы сделали возможным устанавливать напоминания по любому письму и даем возможность быстро преобразовывать письма в задачи, идеи или сохранять их в виде файлов в разделе «Архив».

Выгода: Вы можете легко ориентироваться в своей переписке. Вы получите напоминание от самого себя о том, что должны что либо сделать по причине конкретной информации в письме. Вы легко сможете продолжить работать с полученной информацией, преобразовав ее в задачу или идею. Сохранить важное письмо в архиве можно в два клика. Все это позволит не только значительно увеличить скорость работы с информацией, но и сбережет ваши нервы.
Новости
Проблема: существует два способа передачи новостей в Организации: устно или письменно. Чтобы сообщить или узнать что либо устно, проводят встречи и совещания. Чтобы сообщить и получить информацию письменно пользуются почтой или чатами. Эти способы сбора и передачи информации имеют недостатки. Вы не можете встречаться по пять раз на день. Если вы сообщаете новости в почте или чатах, то в общем потоке эта информация может быстро затеряться.

Решение: мы сделали специальный канал для сообщения и сбора новостей. Он так и называется — «Новости». Пользоваться просто: каждый руководитель или сотрудник может зайти, создать новость, указать адресатов и опубликовать ее в этом разделе. Кроме этого есть возможность создавать темы и собирать или получать информацию на определенные темы. У руководителей есть возможность видеть новости, которые публикуют или получают подчиненные. По аналогии с почтой на новости можно устанавливать напоминания, создавать из них идеи или задачи и сохранять в архиве.

Выгода: вы можете организовать передачу и сбор новостей очень удобным и понятным образом. Эта информация не будет теряться среди писем или сообщений в чате.
Блоги
Проблема: вести идеологическую и образовательную работу (в хорошем смысле слова) с подчиненными необходимо. Времени для личных встреч часто не хватает.

Решение: в разделе «Блоги» каждый руководитель может вести свой блог, в котором он может публиковать мотивирующие и познавательные статьи. Также здесь можно отмечать достижения подчиненных и хвалить их за хорошую работу.

Выгода: вы можете мотивировать и развивать своих подчиненных дистанционно.
Приложение для iPhone
Проблема: иногда вы и ваши подчиненные находитесь удаленно и не имеете доступа к компьютеру. Это ограничивает ваши возможности коммуникаций с подчиненными и коллегами в программе. Вам приходится пользоваться открытыми каналами связи и внешними почтовыми и чат–сервисами. Дублирование в каналах коммуникаций однозначно приводит к беспорядку в информации.

Решение: вы и ваши подчиненные можете установить на iPhone приложение AGM и подключить его к своему аккаунту. После этого вам будут доступны голосовая и видео связь, план на день, входящие сообщения в почте и напоминания Вы будете видеть иметь под рукой контактные данные, а также видеть график работы каждого подчиненного. Вы сможете сохранять идеи и вносить дисциплинарные поощрения и взыскания подчиненным.

Выгода: важные опции и каналы коммуникаций доступны вам и вашим подчиненным даже когда вы находитесь удаленно.
Обучение
Обучение руководителей
Проблема: большинство ваших руководителей получили формальное образование и очень смутно представляют, какими методами следует управлять подчиненными. Это отражается на эффективности их работы.

Наше решение: в приложении к программе мы разместили учебные материалы, которые позволят вашим руководителям получить знания и навыки в управлении подчиненными. Внутри программы есть ссылка «Помощь» которая ведет в Академию знаний AGM. Вы млжете увидет ьвсе эти материалы, если перейдете по ссылке «Знания».

Выгода: вы сможете в короткие сроки и без отрыва от работы обучить своих руководителей и значительно повысить эффективность их работы.
Ознакомьтесь с ответами на частые вопросы